Роз’яснює Держпраці:

ФОП має затвердити штатний розпис, ПВТР, вести облік відпусток, готувати накази з кадрових питань. Головне управління Держпраці у Дніпропетровській області повідомило, що законодавство про працю прямо не передбачає обов’язку фізичної особи — підприємця (далі ФОП) вести кадрову документацію при застосуванні найманої праці. Однак, норми трудового законодавства поширюються на осіб, які працюють за трудовим договором з фізичною особою (ч. 1 ст. 3 КЗпП), а отже, й на трудові відносини, що виникають між працівником та ФОП — роботодавцем. Роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку (далі — ПВТР) до початку роботи за укладеним трудовим договором (ст. 29 КЗпП). Тому ФОП повинен затвердити ПВТР.

Працівники, які мають трудові відносини з ФОП, мають право на відпустки, як і працівники підприємств, установ, організацій (ст. 2 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки). Черговість надання відпусток визначають графіки відпусток, які затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (ст. 10 Закону про відпустки). Тому ФОП зобов’язаний вести облік відпусток працівників.

На ФОП поширюється дія Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286 (далі — Інструкція № 286). До первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належать: наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; особова картка; наказ (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати; розрахунково-платіжні відомості, розрахункові відомості, платіжні відомості  (п 1.6 розд. I Інструкції № 286). ФОП має вести означену первинну облікову документацію з персоналу.

Також ФОП має затвердити штатний розпис. На підставі штатного розпису ухвалюють рішення про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові. Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці.

Позицію щодо необхідності ведення ФОП кадрової документації при застосуванні найманої праці висловило й Мінсоцполітики (лист від 21.11.2016 № 5907/0/10–16/06). Це запобігатиме порушенням законодавства про працю і випадковим помилкам у роботі з персоналом. За інформацією Головного управління Держпраці у Дніпропетровській області