Державна судова адміністрація України наказом від 20.08.2019 № 814 (далі — Наказ № 814) затвердила Інструкцію з діловодства в місцевих та апеляційних судах України (далі — Інструкція з діловодства).

Інструкція з діловодства надає визначення термінів, що використовують в діловодчих процесах, зокрема:

документ — створена або отримана судом у процесі його діяльності інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігання і передача її у часі й просторі;

копія документа — документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи іншої інформації документа суду та в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак;

оригінал службового документа — примірник службового документа, що має оригінальний підпис посадової особи суду;

службовий документ — офіційно зареєстрований канцелярією або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений судом у процесі його діяльності та має відповідні реквізити.

Інструкція з діловодства визначає загальні правила ведення діловодства в місцевих та апеляційних судах України, регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи. Управлінські документи в судах мають опрацьовувати з урахуванням вимог наказу Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».

Інструкція з діловодства детально описує: як приймати та реєструвати документи; як передавати процесуальні документи (судові справи) на розгляд. Яка процедура проходження процесуальних документів у суді; як фіксувати судовий процес за допомогою технічних засобів; як приймати, обліковувати і зберігати речові докази; як надсилати судові виклики та повідомляти про розгляд справи; як формувати і оформлювати судові справи; як направляти судові справи за межі суду; як надавати судові справи для ознайомлення; як засвідчувати та видавати копії судових рішень і документів; як обліковувати, використовувати і зберігати печатки, штампи і бланки суду; як скласти номенклатуру справ у суді; як опрацьовувати та надсилати вихідні документи; як передавати та виконувати документи; як контролювати виконання документів. Які строки виконання документів; як готувати та оформлювати документи. Які загальні вимоги до документування управлінської інформації суду; які особливості складання деяких видів організаційно-розпорядчих документів у суді (наказів, протоколів, листів, актів); яка процедура звернення судових рішень до примусового виконання; як вести архівну роботу в суді.

Також наведено зразки документів: акту про втрату документів або перепідшивання справи, відсутність вкладень або порушень цілісності, пошкодження конверта (паковання); акту приймання-передавання справ та документів; журналу обліку речових доказів; внутрішнього опису судової справи; засвідчувального напису судової справи; журналу видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення; журналу обліку печаток і штампів суду; журналу обліку бланків суду; розпорядження про виконання судового рішення, що набрало законної сили.

Інструкція з діловодства набуде чинності з 01.01.2020.