Облік персоналу — важлива складова кадрового менеджменту та кадрового діловодства. На практиці дані зазначеного обліку широко використовуються під час розроблення поточних і перспективних планів розвитку персоналу, а також при обчисленні стажу роботи для призначення пенсій, оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, видачі довідок працівникам тощо.
Як заповнюються облікові документи, які існують особливості оформлення особових справ державних службовців, на підставі чого заповнюється та ведеться особова картка типової форми П-2 та багато іншого — у статті. Крім того, в матеріалі подано приклад обчислення стажу роботи за записами у трудовій книжці.

Документи, за якими здійснюється облік персоналу, визначено нормативно-правовими актами, зокрема Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 (далі — Перелік). Відповідно до Переліку обов’язковими обліковими документами є, зокрема, особові картки типової форми П-2, затвердженої наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. № 277, і типової форми П-2 ДС, затвердженої наказом Мінстату України від 26 грудня 1995 р. № 343 (для державних службовців), та особова справа.

Облікові документи заповнюються так:

• особова картка за типовою формою П-2 — на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від строку та виду трудового договору (крім працівників, котрі підпадають під дію Закону України «Про державну службу» від 16 грудня 1993 р. № 3723-XII);
• особова картка за типовою формою П-2 ДС — на працівників органів, установ, організацій, на яких поширюється Закон України «Про державну службу»;
• особова справа — на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних осіб підприємств, установ, організацій.

Зауважимо, що оформлення особових справ державних службовців має свої особливості і здійснюється відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731.

Заповнення та ведення особової картки типової форми П-2

Особова картка заповнюється на підставі опитування працівника та відомостей, які містяться у відповідних документах (паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.) по розділах у такій послідовності (додаток 1).

Додаток 1

Особова картка

Нажмите на изображение для увеличения

Зворотна сторона

Нажмите на изображение для увеличения

І. Загальні відомості

Пункт 1 — заносяться прізвище, ім’я, по батькові працівника в називному відмінку: Жук Петро Володимирович.

Пункт 2 — вказуються рік, місяць, число народження (арабськими цифрами): 1940.05.26.

Пункт 3 — зазначається повна назва населеного пункту (в називному відмінку), району, області (у родовому відмінку): село Скобці Баришівського району Київської області.

Пункт 4 — а) освіта на підставі документів (повна вища освіта — для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади III або IV рівня акредитації: інститут, консерваторію, академію, університет, з присвоєнням кваліфікації за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра; неповна вища освіта, базова вища освіта — для осіб, які закінчили технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади I або II рівня акредитації з присвоєнням кваліфікації за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодшого спеціаліста або бакалавра; повназагальна середня освіта — для осіб, які закінчили 10–11-й класи, отримали атестат про повну загальну середню освіту; базова загальна середня освіта — для осіб, які закінчили 5–9-й класи і отримали свідоцтво про базову загальну середню освіту; початкова загальна середня освіта — для осіб, які закінчили 1–4-й класи);
б) назва і дата закінчення вищого або прирівняного до нього навчального закладу (технікуму (училища) коледжу, інституту, консерваторії, академії, університету): Київський політехнічний інститут, 1978 р. або Маловисторопський радгосп-технікум, 1989;
в) повна назва і дата закінчення професійно-технічного (професійного) училища: Середнє професійно-технічне училище № 5, м. Суми, 1989;
г) вид навчання: денний, вечірній, заочний (потрібне підкреслюють).

Пункт 5 — зазначається спеціальність за дипломом, свідоцтвом (для осіб, які закінчили: технікум (училище), коледж, інститут, консерваторію, академію, університет): автоматика, телемеханіка та зв’язок на залізничному транспорті; обробка металів різанням.

Пункт 6 — вказується кваліфікація спеціалістів з вищою або середньою спеціальною освітою: інженер-механік або вчитель початкових класів, також записується номер і дата видачі диплома (свідоцтва): А № 13131 від 16.06.1998.

Пункт 7 — проставляється загальний стаж роботи з початку трудової діяльності, включаючи службу у складі Збройних Сил України, навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, в училищах і на курсах з підготовки, підвищення кваліфікації та перекваліфікації кадрів, в аспірантурі, докторантурі, клінічній ординатурі, а також інші періоди, передбачені статтею 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»20 р., 8 міс., 16 дн. від 5 листопада 1991 р. № 1788-XII (за умови, що є відповідний запис у трудовій книжці):

Метод обчислення стажу роботи за записами у трудовій книжці, як один із варіантів такого обчислення, подано в додатку 2.

Додаток 2

ПРИКЛАД
обчислення стажу роботи за записами у трудовій книжці

Нажмите на изображение для увеличения

Пункт 8 — не заповнюється.

Пункт 9 — зазначаються повна назва підприємства (установи, організації), посада (робота): Спеціалізоване управління № 15, начальник дільниці.

Пункт 10 — записуються дата і причина звільнення з попереднього місця роботи (за записом у трудовій книжці): 25.07.1993, у зв’язку із скороченням чисельності працівників (штату), п. 1 ст. 40 КЗпП України.

Пункт 11 — записується: «одружений» («не одружений»), «заміжня» («не заміжня»), а потім вказуються члени сім’ї, які проживають разом із працівником, дати їхнього народження: Дружина — Сидорова Оксана Олексіївна, 26.05.1948; Син — Сидоров Олег Петрович, 20.02.1969.

Пункт 12 — записуються серія і номер паспорта, назва органу, який видав паспорт, дата видачі: СН № 034835, Старокиївське РУ ГУ МВС України в м. Києві, 23.12.1998.

Пункт 13 — вноситься домашня адреса: 01004, Київ-4, пров. Шевченка, 2, кв. 21.

Пункт 14 — вказується номер домашнього телефону: 229-0007.

Заповнення першого розділу особової картки засвідчується підписом працівника, на якого вона заповнюється, і проставляється дата її заповнення.

ІІ. Відомості про військовий облік

Цей розділ заповнюється згідно з Інструкцією з військового обліку військовозобов’язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженою наказом Міністерства оборони України від 27 червня 1995 р. № 165 відповідно до записів у військовому квитку.

Основними військово-обліковими документами, на підставі яких заповнюється розділ ІІ особової картки типової форми П-2 на підприємствах, є: для військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення, яке видають замість військового квитка; для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці.

При заповненні розділу ІІ особових карток типової форми П-2 на солдатів, матросів, сержантів, старшин, прапорщиків і мічманів запасу необхідно дотримуватись таких вимог:

• у рядку «Група обліку» проставляється «НПО» (Наземно-повітряна оборона), «ВМС» (Військово-Морські Сили), «МВС» (Міністерство внутрішніх справ), «СБУ» (Служба безпеки України) (пункт 22 військового квитка);
• у рядку «Категорія обліку» — перша чи друга (пункт 21 військового квитка);
• у рядку «Склад» — солдати, матроси, сержанти, старшини, прапорщики, мічмани (пункт 23 військового квитка);
• у рядку «Військове звання» — рядовий, старший солдат, матрос, старший матрос, молодший сержант, сержант, старший сержант, старшина, старшина 2 статті, старшина 1 статті, головний старшина, головний корабельний старшина, прапорщик, старший прапорщик, мічман, старший мічман (пункт 19 військового квитка);
• у рядку «Військово-облікова спеціальність № ___» записується номер військово-облікової спеціальності та її кодове позначення (пункт 24, 25 військового квитка);
• у рядку «Придатність до військової служби» вказується «Стройовий», якщо у військовому квитку відсутній запис про стан здоров’я або наявна відмітка про придатність до стройової служби; «Непридатний у мирний час, придатний до нестройової у воєнний час за гр. ____ № _____», якщо у військовому квитку є про це запис із посиланням на відповідні статтю і наказ Міністра оборони України;
• у рядку «Назва військкомату за місцем проживання» вказується найменування військкомату, в якому військовозобов’язаний перебуває на військовому обліку. Якщо військовозобов’язаний перебуває на обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) Ради, то вказується найменування військкомату, якому підпорядкований обліковий орган;
• у рядку «Чи перебуває на спеціальному обліку» олівцем проставляють серію і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту і розділу переліку (постанови), за яким оформлено бронювання військовозобов’язаного, а також дату оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

Відомості про військовий облік у особових картках генералів, адміралів, офіцерів запасу (далі — офіцери запасу) заповнюються в порядку, викладеному в пункті 14 цієї Інструкції, але з такими особливостями:

• рядок «Група обліку» — не заповнюється;
• у рядку «Категорія обліку» вказується розряд запасу згідно із записом у військовому квитку офіцера запасу;
• у рядку «Склад» записують профіль (командний, інженерний, технічний, юридичний, медичний, ветеринарний);
• у рядку «Військово-облікова спеціальність» записується шестизначне цифрове позначення (згідно з відповідним пунктом військового квитка офіцера запасу);
• рядок «Придатність до військової служби» на офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється. На офіцерів запасу, знятих з військового обліку, цей рядок заповнюється на підставі записів у військовому квитку.

При заповненні особових карток на призовників:

• у рядку «Група обліку» проставляється — «призовник»;
• у рядку «Назва військкомату за місцем проживання» вказується райміськвійськкомат, у якому він перебуває на обліку;
• у рядку «Чи перебуває на спеціальному обліку» вказується, чи надається відстрочка від призову на військову службу і на який строк.

В особових картках на осіб, які досягли граничного віку перебування в запасі Збройних Сил України, за вказівкою військового комісаріату після 1 січня викреслюються дані про військовий облік і робиться відмітка: «Знятий з виключенням з військового обліку за віком».

ІІІ. Призначення і переведення

Перший запис робиться при оформленні працівника на роботу відповідно до наказу (розпорядження).

25.04.1998

Відділ перепідготовки кадрів

Фахівець І категорії

450 грн.

Наказ № 14-к від 24.04.1998

У подальшому в розділі зазначаються: переведення на іншу постійну роботу; зміни посади, кваліфікації (розряду, рангу), розміру посадового окладу тощо.

Із записами у картці, а також у трудовій книжці ознайомлюють працівника під розписку в графі «Підпис власника трудової книжки».

ІV. Відпустки

У розділ заносяться всі види відпусток (крім відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами), їх строки на підставі наказів (розпоряджень) по підприємству.

Додаткові відомості
У рядку «Додаткові відомості» записуються дані працівника, не відображені у першому розділі особової картки: про участь у війнах, наявність другої професії, обрання на виборну посаду, перебування за кордоном, роботу за сумісництвом, знання іноземних мов, результати атестації, нагороди, заохочення, стягнення тощо.

Дата і причина звільнення
У рядку «Дата і причина звільнення» зазначається дата і підстава звільнення з посиланням на відповідну статтю КЗпП.

Працівник, який звільняється, ставить свій підпис, засвідчуючи ознайомлення із записом.

В останньому рядку особової картки власник трудової книжки проставляє дату її отримання і розписується. Після цього особова картка зберігається на підприємстві протягом 75 р. – «В».

Статья предоставлена нашему порталу
редакцій журнала «Справочник кадровика»