Приказом Министерства статистики от 09.10.1995 г. № 253 определены типовые формы первичного учета, в частности, виды табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы — формы П-12–П-14 (с 01.01.2009 г., согласно приказу № 489 от 05.12.2008 г., — форма П-5).

На основании данных табеля составляются следующие виды отчетов по статистике труда, утвержденные Государственным комитетом статистики Украины:

Рассмотрим порядок заполнения первых четырех из них — 1-ПВ (месячная и квартальная), 3-ПВ (полугодовая) и 6-ПВ (годовая).

Кто должен составлять эти отчеты — кадровики или бухгалтеры? Автор придерживается точки зрения, что этот вопрос должен быть решен на уровне руководства компании: первый руководитель (как лицо, отвечающее за все, что делается в компании) и главный бухгалтер (отвечающий за полноту и своевременность предоставления всех отчетных данных) должны определить, какие отчеты готовит бухгалтерия (отчеты в налоговые органы, в Пенсионный фонд, в фонды социального страхования и т. д.), а какие (отчеты в центр занятости, отчеты по труду и т. п.) лягут на плечи инспектора по кадрам. Это распределение можно даже закрепить приказом с указанием сроков сдачи отчетов и ответственных.

Автоматизировать составление упомянутых выше форм отчетности по данным табеля учета использования рабочего времени поможет любимый многими MS Excel.

Как сказано в приказе № 253, табель — это поименный список сотрудников, который ведется по категориям работающих в порядке табельных номеров или по алфавиту, т. е. таблица, а с таблицами удобнее всего работать именно в Excel. Учет явок в табеле ведется либо методом сплошной регистрации (помните советские журналы прихода-ухода с работы, которые некоторые компании используют и по сей день), либо методом регистрации только отклонений (неявок, опозданий).

Законодательство не определяет саму процедуру и конкретного ответственного за ведение табельного учета (хотя в Государственном классификаторе профессий ДК 003:2005 есть профессия «табельщик», код 4190), поэтому автор рекомендовал бы отделу кадров (менеджеру по персоналу) совместно с бухгалтерией издать отдельный приказ «О ведении табельного учета в компании». В этом приказе можно осветить все вопросы, связанные с табельным учетом: форму табеля (из предлагаемых приказом № 253 или собственную, удобную для составителя табеля и для бухгалтера по заработной плате), метод регистрации учета явок, процедуру составления и утверждения, ответственных за ведение табельного учета и т. п. Если принять во внимание, что больших предприятий, имеющих в штате вышеуказанных табельщиков, в Украине осталось мало, такой приказ имеет полное право на существование (и даже может действовать, работать).

Автором в течение более 8 лет используется приведенная ниже форма табеля (более всего похожая на рекомендуемую приказом № 253 форму П-13), удобная как для составителя табеля, так и для бухгалтера по заработной плате (условные обозначения внизу табеля приведены согласно приказу № 489).

Каждый лист таблицы соответствует месяцу года (рис. 1). Последний лист предназначен для формирования данных, отражаемых в отчетах по труду, что позволит без особого труда заполнить статистические формы отчетности.

Нажмите на изображение для увеличения

Согласно Инструкциям по заполнению форм отчетов из табеля нам нужны следующие данные:

• среднее количество всех работающих в эквиваленте полной занятости (за месяц и с начала года) — графа 1010 отчета 1-ПВ;
• среднесписочная численность штатных работников — графа 1040 отчета 1-ПВ;
• фонд рабочего времени, за который начислена заработная плата штатным работникам (графа 1050 отчета 1-ПВ) и отработанный фонд рабочего времени (графа 1060 отчета 1-ПВ);
• средняя численность женщин и отработанный ими фонд рабочего времени (столбцы 1, 3 графы 7010 формы 1-ПВ квартальная);
• количество внешних совместителей (графа 7030 формы 1-ПВ квартальная);
• отпуска (основные и дополнительные) — графа 3050 формы 3-ПВ;
• количество часов временной нетрудоспособности — графа 3060 формы 3-ПВ;
• учебные отпуска и прочие неявки, предусмотренные законодательством — графа 3070 формы 3-ПВ.

Поэтому в табеле создаем дополнительные столбцы и строки, которые согласно инструкции по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата № 286 от 28.09.2005 г., помогут нам сформировать соответствующие данные.

Прежде всего, внизу таблицы введем суммирование количества штатных работников по каждому рабочему дню (без учета совместителей и работников, находящихся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет) — вводим в ячейку Е24 следующую формулу =СЧЕТЕСЛИ(E10:E16;"<>"), где после точки с запятой приведено условие счета (в данном случае <> — не равно пустому значению), и копируем ее во все ячейки строки до ячейки АІ24 (выделив ячейку Е24 и ухватив указателем «мышки» ее правый нижний угол — крестик, протягиваем до последней ячейки нужного диапазона — до АІ24).

В ячейку Е25 вводим формулу =СЧЕТЕСЛИ (E10:E16;"=ВП"). Аналогично скопировав ее во все ячейки ряда, получим количество находящихся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком («мамочек»).

В ячейки Е26–АІ26 проставляем количество внешних совместителей в каждый день месяца.

Отняв содержимое ячеек Е25 и Е26 от содержимого ячейки Е24, получим в ячейках Е27–АІ27 (формула =Е24-Е25-Е26) количество штатных сотрудников в каждый день месяца. Общую сумму за весь месяц получим в ячейке АО27 (=СУММ(E27:AI27) как сумму данных ячеек Е27-АІ26 и выведем среднесписочную численность штатных сотрудников за месяц (ячейка АР27 =АО27/31, где 31 — количество календарных дней в текущем месяце) (рис. 2).

Нажмите на изображение для увеличения

Рисунок 2

Рассмотрим теперь столбцы AJ-AO.

В ячейках AJ10-AJ16 выводится количество отработанных дней (формула для вычисления: =СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=8") + СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=к") + СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=7") + СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=4") + СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=6" + СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=5")),

где 7, 6, 5, 4 — количество часов работы работников, которым установлена сокращенная длительность рабочего времени (ст. 51 КЗоТ Украины) или неполное рабочее время (ст. 56 КЗоТ), а также сокращенная длительность работы в предпраздничные дни (ст. 53 КЗоТ).

Похожие формулы применяются и для вычисления:

• дней ежегодных отпусков:
  =ЕСЛИ(СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=В")>0;СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=В");" ")
  
  
• учебных отпусков:
  =ЕСЛИ(СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=н")>0;СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=н");" ")
  
  
• дней нетрудоспособности:
  =ЕСЛИ(СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=тн")>0;СЧЕТЕСЛИ(E10:AI10;"=тн");" ")
  
  
• выходных и праздничных дней:
  =СЧЕТЕСЛИ (E10:AI10;"=вщ")

И в столбце АО вычисляем количество отработанных часов по каждому сотруднику: СУММ(E10:AI10).

Справа добавим столбцы для учета рабочего времени сотрудников, находящихся в отпусках всех видов (за исключением отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком до 3-х лет), болеющих, находящихся в командировках, рабочего времени женщин.

Рабочее время женщин учитывается копированием данных в столбце АО в соответствующие ячейки столбца AQ и их суммированием в ячейке AQ25: (=СУММ(AQ10:AQ16)).

Количество записей в этом столбце и даст нам количество штатных работающих женщин (ячейка AQ26 =СЧЕТЕСЛИ(AQ10:AQ16;">0")).

Отпуска (ежегодные: основные и дополнительные, учебные) учитываются в столбцах AR (=СЧЕТЕСЛИ(C10:AI10;"=в")) и AS (=СЧЕТЕСЛИ (C10:AI10;"=н")), а дни болезни и командировки — в столбцах AT (=СЧЕТЕСЛИ(C10:AI10;"=тн")) и AU (=СЧЕТЕСЛИ(C10:AI10;"=ВД")).

При этом количество дней отпусков и болезни (согласно инструкции) нужно вручную уменьшить на количество выходных и праздничных дней, припадающих на время отпуска или болезни (см. ячейки AR13, AS14 и AТ15).

Отработанный фонд рабочего времени выводится в ячейке АQ17: =СУММ(AO10:AO16) (при наличии совместителей данные этой ячейки нужно уменьшить на фонд рабочего времени совместителей вычитанием отработанного совместителями рабочего времени), а фонд рабочего времени, за который начислена заработная плата штатным работникам, — в ячейке АQ18 (=AQ17+AS17*8+AR17*8) (с учетом отпусков штатных сотрудников, сумма которых AS17=СУМM (AR10:AR16) и AR17=СУМM(AS10:AS16), умноженная на 8 часов работы в день, добавляется к данным ячейки АQ17) (рис. 3).

Нажмите на изображение для увеличения

Рисунок 3

Теперь перейдем на последний лист книги (рис. 4).

Нажмите на изображение для увеличения

Рисунок 4

Здесь аккумулированы данные со всех листов книги — за все месяцы года (в примере — за первые 3 месяца).

В верхней части таблицы приведены нормы рабочего времени на год: количество рабочих дней и фонд рабочего времени по месяцам (взятые из Письма Министерства труда Украины «О расчете нормы продолжительности рабочего времени на 2008 год» от 30.09.2008 г. № 10338/0/14-08/13), а также количество внешних совместителей (см. ячейку Е5).

Данные, приводимые в отчетах по форме 1-ПВ (квартальная), выделены красным цветом, а в отчетах по форме 3-ПВ — синим цветом и полужирным курсивом.

Формулы для вычисления этих показателей понятны из Инструкций по заполнению форм и комментариев к ним, утвержденных приказом Госкомстата от 05.10.2006 г. № 463.

Как собрать данные из табелей за месяц на этот лист?

Да очень просто. В ячейку С8, например, вводим знак равенства (=) и, перейдя в табеле за нужный месяц в нужную ячейку, жмем сначала правую кнопку мышки, а затем клавишу «Enter» («Ввод»). В ячейке С8 появляется формула ='01'!AP27 и соответствующие данные (6).

Таким же образом переносим данные в ячейки С8 (='01'!AP27), С10 (='01'!AQ18), С12 (='01'!AQ17), С21–С25 (аналогично).

Среднесписочная численность в эквиваленте полной занятости вычисляется в ячейке С6 (=C10/C3) как частное от деления отработанного времени (С10) на норму рабочего времени в текущем месяце (С3).

Что касается данных «с начала года» (строки 7 и 9), то согласно Инструкции средние данные в этой строке вычисляются так: для ячейки Е7=(D7*2+E6)/3.

А для ячеек с суммами нарастающим итогом просто суммируем данные предыдущего месяца с данными текущего, например, Е11=D11+E10.

Данные о принятых и уволенных сотрудниках (строки 29–33) можно взять из штатно-должностной книги или из приказов за текущий период.

На первый взгляд все это очень сложно и, вроде бы, неудобно, но 8-летний опыт использования такого табеля убедил автора в необходимости поделиться своим опытом с коллегами и облегчить (или хотя бы частично автоматизировать) составление табеля и отчетов по статистике труда.

Кроме того, если напечатать сам табель на цветном принтере, где отпуска и прочие неявки выделены одним цветом, совместители — другим, то благодарность бухгалтера по начислению зарплаты будет прямо пропорциональна затратам труда на составление такого табеля!

Пример Табеля учета использования рабочего времени СКАЧАТЬ в Excel

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Заработная плата»